Datenschutzhinweise Supplier Portal der Österreichischen Post AG
Verpflichtende Informationen nach Art 13 und 14 DSGVO mit rein informativem Charakter
Stand Dezember 2023
1. Welche Informationen finden Sie auf dieser Seite?
Die Österreichische Post AG („Post“, „wir“, „uns“) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes (DSG), des Postmarktgesetzes (PMG) und allen weiteren maßgeblichen Gesetzen.
Auf dieser Seite finden Sie Informationen über den Umfang und den Zweck unserer Datenverarbeitung im Rahmen unseres Supplier Portals („Lieferantenportal“) sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte.
Dies umfasst folgende Abschnitte:
- An wen sind diese Hinweise gerichtet? (Punkt 2)
- Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich? (Punkt 3)
- Informationen über Datenverarbeitungen im Rahmen des Supplier Portals (Punkt 4),
- Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling (Punkt 5)
- Welche Rechte haben Sie? (Punkt 6)
- Wie können Sie uns kontaktieren? (Punkt 7)
- Informationen zu Cookies und Webseiten Dritter (Punkt 8)
2. An wen sind diese Informationen gerichtet?
Die Informationen, die Sie auf dieser Seite finden, sind an unsere Lieferant*innen oder Bieter*innen gerichtet, die das Supplier Portal der Post nutzen.
Wenn Sie Kund*in/Interessent*in, der Post sind oder die Webseiten der Post besuchen, dann sind die unter https://www.post.at/i/c/datenschutz abrufbaren Datenschutzhinweise einschlägig.
3. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitungen hinter sämtlichen auf dieser Seite abrufbaren Datenschutzhinweisen ist die
Österreichische Post AG
Rochusplatz 1
1030 Wien
Österreich.
4. Informationen über Datenverarbeitungen im Rahmen des Supplier Portals
Als Sektorenauftraggeber ist die Österreichische Post AG teilweise dem Bundesvergabegesetz (BVergG) und damit auch gewissen strengen Dokumentationspflichten rechtlich unterworfen. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck des Vergabe- und Ausschreibungsmanagements, um Ausschreibungen, Beschaffungsvorgänge und Rechnungsabwicklungen sowie die Vertragsanbahnung und Abwicklung der Verträge sowie die Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens und der gesamten Unterlagen durchzuführen. Dafür registrieren sich die Lieferant*innen selbst auf dem Supplier Portal der Post, wobei sie selbst für Änderungen der Stammdaten und Ansprechpartner verantwortlich sind.
Welche Ihrer Daten können wir zu diesem Zweck verarbeiten?
Personenstammdaten (wie z.B. Name, Berufsbezeichnung und Branchenzugehörigkeit), Kontakt- und Adressdaten (wie z.B. Adresse, E-Mail Adresse, Telefon- und Faxnummern), Steuerliche Daten (wie z.B. Steuer- und/oder Umsatzsteuer-ID Auftragsdaten), Bonitätsinformationen und Zahlungskonditionen, Legitimations- und Authentifizierungsdaten (wie z.B. Ausweisdaten, Unterschrift, Firmenstempel und Passwörter), Historische Daten zur Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und uns und mit uns verbundenen Unternehmen, Daten im Rahmen der laufenden Kontaktpflege bzw. der Geschäftsanbahnung (wie z.B. Daten zur stattgefundenen Kommunikation inkl. Datum und Zeit sowie Zweck) und Kopien der Korrespondenz, sofern dies schriftlich, per E-Mail oder per Telefax erfolgt.
Zudem ist die Verarbeitung von Namen Ihres berechtigten Mitarbeiters sowie der Unternehmereigenschaft, Adresse, etc. erforderlich.
Was ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung?
Rechtsgrundlage für die Lieferant*innenverwaltung sind
-
unsere gesetzlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) nach § 132 BAO und den §§ 33ff, 78 ff, 82 Abs 2 Z 1, 83 BVerG und §11 RHG (Dokumentationspflicht und Durchführung von Ausschreibungen);
-
Sowie unser berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO an der ordnungsgemäßen Verwaltung unser Partner*innen und Lieferant*innen.
Wie lange können Ihre Daten gespeichert werden?
Ihre Daten können zum Zweck der Lieferant*innenverwaltung längstens 30 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung gespeichert werden.
An wen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?
Externe Dienstleister*innen (Auftragsverarbeiter): Wir halten uns an gesetzliche und vertragliche Pflichten. In unserer arbeitsteiligen Gesellschaft werden dafür erforderliche Datenverarbeitungen häufig von darauf spezialisierten Unternehmen, sogenannten Dienstleister*innen (Auftragsverarbeitern) erledigt. Diese Unternehmen können derartige Leistungen wirtschaftlich günstig und hochwertig erbringen. Deshalb übermitteln wir an diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten im für die jeweilige Leistungserbringung erforderlichen Umfang.
Unsere Auftragsverarbeiter werden ausnahmslos und regelmäßig sorgfältig geprüft. Durch rechtskonforme Verträge wird die sichere Auftragsverarbeitung Ihrer Daten lückenlos gewährleistet.
Ihre Daten können zum Zweck der Aufrechterhaltung des Supplier Portals an folgende Auftragsverarbeiter übermittelt werden:
QAD Europe GmbH
SVISS Gmbh
Datenübermittlungen außerhalb der EU oder des EWR:
Alle Informationen, die Sie an uns übermitteln, werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Im Falle der Erbringung von Dienstleistungen für ARAS Kargo werden Ihre Daten in die Türkei übermittelt. Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union ist Ihre ausdrückliche Einwilligung. Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten wird in diesen Fällen darüber hinaus nach einer dokumentierten Einzelfallprüfung durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln (geeignete Garantie gemäß Art 46 DSGVO) mit der ARAS Kargo. gewährleistet. Diese Standarddatenschutzklauseln sind auf Anfrage unter post.at/sonstigedatenschutzanliegen verfügbar.
Sonstige Informationen über diese Verarbeitung:
Sie sind nicht vertraglich oder gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen. Wenn Sie die genannten Daten nicht bereitstellen, ist ein Vertragsabschluss bzw. die Registrierung im Supplier Portal der Post nicht möglich.
5. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Bei den auf dieser Seite beschriebenen Datenverarbeitungen der Post findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling nach Art 22 Abs 1 und 4 DSGVO statt.
6. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die wir als Verantwortliche verarbeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Art 15 der DSGVO.
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung sowie Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Art 16-19 der DSGVO.
Auch haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Daten-Portabilität und somit Herausgabe Ihrer uns bekannt gegebenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Art 20 der DSG-VO.
Sie haben zusätzlich das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die im berechtigten Interesse der Post oder Dritter erfolgt, jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben. Weitere Informationen hier-zu finden Sie in Art 21 der DSGVO.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auf Ihrer Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO beruhen. Die Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; Bis dahin verarbeiten wir Ihre Daten rechtmäßig.
Sie können dem Punkt 4. entnehmen, auf welche Rechtsgrundlagen wir unsere Datenverarbeitungen stützen.
Sie wollen Ihre Rechte ausüben oder Sie haben weitere Fragen, Anregungen oder Kritik? In diesem Fall können Sie sich an die unter Punkt 7. („Wie können Sie uns kontaktieren?“) genannten Kontakte wenden.
Weiters haben Sie eine Beschwerdemöglichkeit bei der österreichischen Datenschutzbehörde:
Österreichische Datenschutzbehörde,
Barichgasse 40-42,
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
7. Wie können Sie uns kontaktieren?
Zur Kontaktaufnahme mit der Datenschutzbeauftragten der Post oder zur Ausübung Ihrer Rechte nutzen Sie bitte die unter Punkt 8. unserer Datenschutzhinweise genannten Möglichkeiten: post.at/Datenschutz
8. Cookies
1.Einsatz von Cookies
Auf unseren Webseiten werden an mehreren Stellen Cookies und ähnliche Technologien (im Folgenden „Cookies“ genannt) eingesetzt. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Auf unserer Seite verwenden wir Session sowie Permanent Cookies. Session Cookies sind nur für die Dauer der Sitzung gespeichert. Permanent Cookies, also langlebige Cookies, dienen der verbesserten Nutzung für unsere Kunden.
Sie können unsere Seiten grundsätzlich auch ohne Cookies verwenden. Jedoch werden für gewisse Services ein Login vorausgesetzt, welcher jedoch ohne Authentifizierungs-Cookies nicht funktioniert.
In ihren Browsereinstellungen können Sie festlegen, ob Cookies gesetzt werden dürfen oder nicht.
Informationen zum Einsatz von Cookies auf anderen Webseiten der Post finden Sie unter post.at/Datenschutz
- 2. Arten von Cookies
Authentifizierungs-Cookies:
Mit Hilfe dieser Cookies können wir den eingeloggten Benutzer über alle Applikationen hinweg eindeutig identifizieren und so eine optimale Benutzerführung gewährleisten.
Das Supplier Portal verwendet folgende Authentifizierungs-Cookies: jsessionid
Funktionalitäts-Cookies:
Die Funktionalitäts-Cookies werden verwendet, um dem Kunden einerseits bei wiederkehrenden Funktionalitäten einen optimalen Service zu bieten, andererseits dienen sie der Sicherheit der Webapplikation. Es werden Monitor Auflösungswerte gespeichert, um so Bilder in der für den Kunden optimalen Auflösung zur Verfügung zu stellen so das auch die Ladenzeiten je nach System gering bleiben. Aber es können auch unerwünschte Flächen dauerhaft ausgeblendet werden.
Das Supplier Portal verwendet folgende Funktionalitäts-Cookies: astras-popups-allowed, astras_cdi, astras-cookies-accepted.
- 3. Websites Dritter
Das Supplier Portal kann Hyperlinks zu und von Websites Dritter enthalten. Wenn Sie einem Hyperlink zu einer dieser Websites folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können. Bitte vergewissern Sie sich der jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.